Rowndiau casglu a danfon dillad heb y clipfwrdd

Mae llawer o olchdai a siopau sychlanhau yn y DU yn dal i drefnu casglu a danfon dillad gyda chlipfwrdd. Cyfeiriadau mewn beiro, tic ar gyfer gwaith wedi’i wneud, colofn ar gyfer arian parod a nodyn gludiog yn dweud “peidiwch â chanu’r gloch”. Mae’n gweithio nes bod y rhestr yn anghywir, y gyrrwr a’r siop yn anghytuno ynghylch beth a lwythwyd i’r fan, neu’r diwrnod yn gorffen gyda phentwr o nodiadau ac arian nad yw’n cyd-fynd â chofnod y til.

Nid gwasanaeth bach ar yr ochr yw casglu a danfon dillad i’r siopau hyn. Mae’n rhan o’r ffordd y mae cwsmeriaid rheolaidd yn defnyddio’r busnes. Y clipfwrdd yn aml yw’r ddolen wannaf mewn trefniant sydd fel arall yn ofalus.

Rhestrau papur a rhuthr y bore

Yn aml, mae rhestr y rownd yn cael ei llunio ar frys. Mae rhywun yn copïo cyfeiriadau o fonion tocynnau, llyfr neu restr yr wythnos flaenorol gyda newidiadau arni. Mae archebion nad ydynt yn barod yn aros ar y rhestr ar gam. Mae archebion a orffennwyd dros nos yn cael eu colli. Mae’r gyrrwr yn gadael yn hyderus; dim ond pan fydd cwsmer yn ffonio i ofyn pam na ddaeth neb y mae’r siop yn darganfod y bwlch.

Wrth drosglwyddo gwaith rhwng y siop a’r gyrrwr y mae papur fwyaf bregus. Pwy lwythodd ba fagiau? Pa archebion sydd wedi’u talu ymlaen llaw? Pa rai sydd angen taliad arian parod wrth ddanfon? Pa gwsmer oedd â chyfarwyddyd arbennig a ysgrifennwyd ar floc y cownter yn unig? Os nad yw’r manylion ar yr archeb, nid ydynt wedi’u cynnwys yn iawn yn y rownd. Maent yng nghof rhywun am ychydig.

Mae gyrwyr a staff y siop yn gwneud eu gorau. Ond mae’r dull papur yn dal i golli gwybodaeth rhwng y rheil ddillad a drws y fan.

Taliad wrth ddanfon neu daliad ymlaen llaw

Taliadau ar y rownd yw dechrau llawer o broblemau cysoni. Dylai archeb sydd wedi’i thalu ymlaen llaw fod yn syml: danfon y dillad, dim arian i’w gasglu, a’r tocyn eisoes wedi’i setlo. Mae angen swm clir, archeb glir a ffordd ddibynadwy o ddychwelyd yr arian i’r siop ar gyfer taliad arian parod wrth ddanfon. Fel arall, mae’r noson yn troi’n ymchwiliad i bob taliad.

Ar bapur, mae’n hawdd drysu’r ddau fath. Gall tic olygu bod y dillad wedi’u danfon, bod y taliad wedi’i wneud, neu’r ddau. Gall nodyn ar yr ymyl olygu “casglu £18” neu “maen nhw’n dweud eu bod wedi talu yn y siop”. Erbyn cyfrif y fflôt a’r arian, rydych yn ceisio paru atgofion â dalennau crychlyd.

Nid bai ar gymeriad y gyrrwr yw hyn. Mae’n digwydd pan nad yw trefniadau casglu dillad a danfon yn rhan ffurfiol o gofnod yr archeb. Mae tag ar bob archeb, sy’n nodi a fydd y cwsmer yn casglu’r dillad neu a fyddant yn cael eu danfon, a sut y telir amdanynt, yn rhoi sail gadarn i’r rownd.

Beth ddylai fod ar yr archeb cyn i’r fan adael

Dylai trefniadau casglu dillad a danfon fod ar yr archeb yn union fel gwaith tynnu staeniau a dyddiadau cwblhau. Os cofnodir wrth dderbyn dillad fod y cwsmer eisiau eu danfon, bydd y cyfeiriad a’r trefniant talu yn aros gyda’r cofnod sy’n gysylltiedig â’r tag. Yna gellir llunio rhestr y bore o archebion sy’n barod ac sydd i fynd ar y rownd honno, yn hytrach nag ailysgrifennu clipfwrdd ddoe.

Mae lliw a brand yn dal yn ddefnyddiol ar y rownd. Ar garreg y drws, nid yw mor hawdd i’r gyrrwr ddweud “mi edrycha i ar y rheil ddillad eto”. Mae digon o fanylion adnabod ar yr archeb yn ei gwneud yn haws rhoi’r bag cywir i’r cartref cywir.

Mae tynnu staeniau a smwddio ychwanegol yn effeithio ar ba un a yw’r dillad yn wirioneddol barod i fynd. Ni ddylai archeb a addawyd ar gyfer dydd Iau gael tic fel pe bai wedi’i chwblhau os oes angen ei smwddio o hyd. Pan fo’r gwasanaethau ychwanegol ar yr archeb â thag, mae “yn barod i’w danfon” yn statws y gallwch ymddiried ynddo.

Mae til cyflym yn y siop yn dal yn bwysig. Ni ddylai cwsmer sy’n ffonio i ychwanegu gwasanaeth danfon, newid cyfeiriad neu dalu cyn i’r fan adael orfod aros tra bo rhywun yn chwilio drwy bapurau. Mae cadw trafodiad dros dro a dychwelyd ato yn helpu pan fydd angen cadarnhad cyflym ar y gyrrwr yng nghanol trafodiad wrth y cownter.

Mae hawliau mynediad staff yn egluro pwy all nodi bod archeb wedi mynd ar y rownd, pwy all gymryd taliad amdani, a phwy all ei newid ar ôl i’r fan adael. Mae llawer o anghydfodau diwedd dydd yn dechrau gyda newid nad oes neb yn gwybod pwy a’i gwnaeth.

Gorffen y dydd heb ail-greu’r cofnodion o ddarnau

Dylai cysoni fod yn waith syml a rheolaidd. Dylai pob archeb a ddanfonwyd fod wedi’i chofnodi, pob taliad arian parod wedi’i baru â’r archeb gywir, a phob archeb a dalwyd ymlaen llaw gael ei gadael wedi’i setlo. Dylid rhestru eithriadau am eu bod yn eithriadau, nid am fod angen ymchwilio i bob llinell ar y ddalen.

Gyda LA Accounting yn system ddibynadwy yn y swyddfa gefn a Stribe yn system gyflym wrth y cownter, gellir cau cyfrifon y diwrnod heb ail-deipio cofnodion holl waith y fan. Derbyniodd y cownter yr archebion yn iawn; gweithiodd y rownd o’r un cofnodion; mae’r arian yn cyd-fynd â’r tocynnau. Bydd angen delio â’r cwsmer ar garreg y drws sy’n dweud “tala i wythnos nesaf” o hyd. Ond ni fydd angen creu ail set o lyfrau i egluro hynny.

Bydd rowndiau clipfwrdd bob amser yn teimlo’n gyfarwydd. Nid yw hynny’n eu gwneud yn ddibynadwy pan fo’r rhestr yn anghywir neu’r arian yn anghytuno â’r cofnodion. Os ydych yn dal i dreulio’ch nosweithiau yn dehongli ticiau a nodiadau gludiog, mae’n bryd cofnodi trefniadau casglu dillad a danfon yn iawn ar yr archeb.

Darllen pellach: Tynnu staeniau, lliwiau a brandiau: pan fo manylion dillad yn mynd ar goll a Nid yw tocynnau papur casglu dillad yn system

Mae Retail Sale Solutions a Stribe POS yn helpu busnesau i sicrhau bod cofnodion y fan a’r til yn cytuno. Trefnwch arddangosiad neu siaradwch â Barry am eich siop a’ch rowndiau casglu a danfon dillad. Nid oes angen clipfwrdd ar gyfer y sgwrs.