2026 年香港零售仲用 Excel 管貨？三個常見破綻

客人要貨，同事打開 inventory_final_FINAL_v3.xlsx，話仲有兩件；你去架上一睇，冇。到咗 2026 年，仍有不少香港中小舖用 Excel（或試算表）管庫存。唔係店主唔識，而係「先開張、先賣貨」，表格式上手快、成本低。舖面一忙、人一多、SKU 一雜，裂縫就變成斷貨、積壓同對數噩夢。

以下三個破綻，幾乎每間「表管貨」嘅舖都遇過至少一次。

破綻一：多人改表，冇單一真相

店長改數量、兼職改價錢、週末活動另存一個檔，最後邊份先算數？架上同表唔一致時，大家傾向信自己改過嗰份。

更常見：入貨寫咗、銷售冇扣；或者銷售扣咗、退貨冇加返。Excel 唔會自動同收銀機對話，全靠人手貼上或匯入。漏一次，之後所有「可賣數」都帶偏差。偏差唔會大聲示警，只會喺客人要貨時變成「咦，唔係仲有咩？」

破綻二：盤點變成懲罰，而唔係校正

用表管貨嘅店，盤點往往半年一次、通宵進行，因為要逐行對。對完發現差異巨大，卻講唔清係偷、係賣漏記、定表一開始就錯。於是盤點變成情緒事件：怪員工、怪表、怪自己冇時間。

健康嘅存貨管理，係日常進出自動留痕，盤點只係校正，唔係考古。每次盤點都像翻案，代表日常記錄唔可信，換再靚嘅 Excel 模板都救唔到。

破綻三：表上嘅「熱銷」唔可以決策

店主想知邊樣貨喺度賺錢，於是加欄：成本、售價、售出數量。但成本過時、促銷價冇更新、寄賣貨混喺自有貨，算出嚟嘅毛利只係安慰劑。租金同人工咁貴，錯嘅熱銷判斷會令你補錯貨、壓錯倉。

Excel 適合分析匯出後嘅數據，唔適合當即時庫存系統。把「記錄」同「分析」分開：前者應跟銷售同步，後者先用表或報表睇趨勢。

補貨同落單若同表脫節，週末活動一忙，上架數量同可賣數更容易各說各話。先做好「賣出即扣、入貨即加」呢一步，之後先談報表靚唔靚。

幾時該搬離試算表

可以參考幾個訊號：SKU 超過人手可每周對清嘅規模；開始有第二台機或第二班人；出現寄賣、預購、活動日大量進出；或者你已經唔敢畀新人改嗰份表。出現其中兩項，通常就值得把庫存同收銀打通。

呢一步唔使神話化。重點係：每一筆賣出自動扣庫存、入貨有記錄、盤點有差異原因可追。你仍可匯出數據到 Excel 做自己嘅分析，只係真相來源唔再係嗰個 v3 檔。Stribe POS 一類零售系統，就係把存貨由「另一份表」拉返同收銀台同一條流程。

延伸閱讀： 租金貴、人工貴：中小舖點睇清邊樣貨先喺度賺錢、寄賣不靠試算表，也可對清每一筆帳

下一步

而家靠 Excel 撐庫存，不妨打開最新一份表，問自己：上週售出係咪全部扣過？邊個有權改數字？上次盤點差異有冇原因？想改為同收銀同步嘅存貨管理，歡迎預約 Stribe POS 示範，或查詢 Retail Sale Solutions，按你店貨種同規模慢慢過渡。