2026 年香港零售还在用 Excel 管货？三个常见漏洞

客人要货，同事打开 inventory_final_FINAL_v3.xlsx，说还有两件；你去货架上一看，一件也没有。到了 2026 年，仍有不少香港中小店用 Excel（或共享表格）管库存。并不是店主不懂用系统，而是「先开张、先卖货」的阶段，表格上手快、成本低。等到店里一忙、人一多、SKU 一杂，这些裂缝就会变成断货、积压和月底对账的噩梦。

以下三个漏洞，几乎每家「靠表格管货」的店都至少遇到过一次。

漏洞一：多人改表，没有唯一的真相

店长改数量、兼职改价格、周末活动另存一个新文件，最后哪一份算数？货架和表格对不上时，大家往往只相信自己最后改过的那一份。

更常见的是：入货已经写进表里，销售却没有扣；或者销售扣了，退货却没有加回来。Excel 不会自动与收银机对话，全靠人手粘贴或导入。漏一次，之后所有「可售数」都会带着偏差。偏差不会大声报警，只会在客人要货时变成一句「咦，不是还有吗？」

漏洞二：盘点变成惩罚，而不是校正

用表格管货的店，盘点往往半年一次、通宵进行，因为每一行都要逐项核对。核对完发现差异巨大，却说不清是被偷、漏记了销售，还是表格一开始就错了。于是盘点变成情绪事件：怪员工、怪表格、怪自己没有时间。

健康的库存管理，是日常进出都自动留下记录，盘点只是校正，不是考古。如果每次盘点都像重审旧案，说明日常记录不可信，换一个再漂亮的 Excel 模板也救不了。

漏洞三：表格上的「热销」不能用来做决策

店主想知道哪些货真正赚钱，于是加上几栏：成本、售价、售出数量。但成本已经过时、促销价没有更新、寄卖货混在自有货里，算出来的毛利只是安慰剂。在香港租金和人工都这么高的情况下，一次错误的热销判断，会让你补错货、压错仓。

Excel 适合分析导出后的数据，不适合作为实时库存系统。把「记录」和「分析」分开：前者应该随销售同步，后者才用表格或报表看趋势。

如果补货和下单也与表格脱节，周末活动一忙，货架数量和可售数量更容易各说各话。先做好「卖出即扣、入货即加」这一步，再谈报表漂不漂亮。

什么时候该离开电子表格

可以参考几个信号：SKU 数量超出人手每周能对清的规模；开始有第二台收银机或第二班人手；出现寄卖、预购、活动日大量进出；或者你已经不敢再让新人去改那份表格。出现其中两项，通常就值得把库存与收银打通了。

这一步不需要神化。重点是：每一笔销售自动扣库存、入货有记录、盘点差异有原因可追。你仍然可以把数据导出到 Excel 做自己的分析，只是真相的来源不再是那个 v3 文件。Stribe POS 这类零售系统，就是把库存拉回到与收银台同一条流程上。

延伸阅读：租金贵、人工贵：中小店如何看清哪些货品真正赚钱、寄卖不靠试算表，也可对清每一笔帐

下一步

如果现在仍靠 Excel 撑着库存，不妨打开最新的一份表格，问自己：上周的销售是否全部扣过了？谁有权修改数字？上次盘点的差异有没有原因？想改为与收银同步的库存管理，欢迎预约 Stribe POS 示范，或联系 Retail Sale Solutions，按你店的品类和规模慢慢过渡。